8 consejos para optimizar el tiempo en entornos altamente exigentes
Trabajar en entornos altamente exigentes puede generar en el profesional estrés, desmotivación y horas extras innecesarias. No obstante, en gran parte de estos casos, hablamos de puestos altamente gratificantes y que ofrecen al empleado grandes posibilidades de formarse y superarse. Sin embargo, aprender a gestionar el tiempo no sólo es posible, sino necesario.
Según un estudio realizado por la compañía de recursos humanos Nexian, con 30 oficinas delegadas, las empresas españolas tienen determinadas formas de trabajar que afectan directamente a la variable temporal. Del estudio se desprenden 3 conclusiones comunes a todas ellas:
1. Solo el 50 por ciento de la jornada laboral es cien por cien rentable.
2. Un 15 por ciento de este tiempo se pierde en reuniones poco eficaces, interrupciones innecesarias, tareas que no aportan valor, etc.
3. Y consultamos el email cerca de 20 veces por hora.
Con estos datos, Nexian propone 8 recomendaciones dirigidas a incrementar los resultados de nuestro trabajo, minimizando el esfuerzo requerido para ello:
Recomendación nº 1. «Toma conciencia del problema e identifica las causas de tu pérdida de tiempo. En algunos casos, se debe a la falta de orden, o de planificación, por no saber decir ‘no’ a los compromisos o no evitar las distracciones. Cualquiera de estos motivos, son los culpables de un elevado número de minutos perdidos. Y, lo peor es que, generalmente, conviven todos ellos juntos».
Recomendación nº 2. «Planifica y organiza. La falta de orden y de planificación es la primera responsable de dejar tareas sin terminar o sin entregar a tiempo. Un minuto invertido en organización, ahorra hasta diez en la ejecución. Define objetivos y establece prioridades antes de empezar con las tareas más agradables de hacer, pero que pueden consumirnos un tiempo que no tenemos».
Recomendación nº 3. «Ataja a los ladrones de tiempo. Estos pueden venir disfrazados de amables compañeros que vienen a invitarnos a un breve café, como una reunión mal planificada, o son los 200 emails que recibimos a diario. En cualquiera de los casos, es esencial asignar un tiempo justo a cada tarea y no permitir sobrepasarla desenfocándonos de nuestro objetivo».
Recomendación nº 4. «Urgente vs. importante. Asegúrate de establecer correctamente las prioridades y recuerda: En primer lugar, realiza las tareas urgentes e importantes. Continua por las importantes, pero no urgentes. Deja para el final las no importantes ni urgentes. Y, si es posible, si pueden ser descartadas».
Recomendación nº 5. «Aprende el arte de delegar. Delegar no es simplemente una transferencia de trabajo. Delegar correctamente supone involucrar al equipo en la obtención de unos determinados resultados. De este modo, no sólo te ayudará a crecer profesionalmente, sino también a formar tu propio equipo».
Recomendación nº 6. «Deja de postergar aquellas tareas que menos te agradan. Procrastinar, o como decíamos antes, ‘dejar para mañana lo que puedes hacer hoy’, significa en muchos casos hacer mil cosas para sentirnos más tranquilos y tener una excusa para afrontar la tarea verdaderamente necesaria».
Recomendación nº 7. «Concentra tu mente. La multitarea no vale para todas las actividades y los últimos estudios demuestran que reduce el nivel de concentración, de rendimiento intelectual y es una amenaza para la calidad del trabajo y la productividad».
Recomendación nº 8. «Controla el correo electrónico y las reuniones. Consultamos el email unas 20 veces por hora. Y perdemos cerca de una hora al día en conversaciones o reuniones inútiles. Es recomendable dedicar un tiempo del día a revisar y responder emails, agrupando temas, pero no tener todo el día la bandeja de entrada abierta y los avisos activos».
Como afirman desde Nexian, «optimizar el tiempo depende de cada uno. Saber cómo ganar tiempo es clave para poder desarrollarnos adecuadamente en un entorno laboral altamente exigente y para poder crecer profesionalmente siendo dueños de nuestro futuro».
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